大企業との実証実験では、必要な作業と費用を先に並べ、誰が手配し、誰が支払い、何が増えたら再協議するかを決めます。「大企業だから全額負担する」「協業だから半分ずつ」という分け方では、実際の持ち出しを把握できません。
スタートアップの開発担当者が現場へ通う時間、機材の輸送、データの準備、実験後の撤去なども、実証に必要な負担です。請求する費用だけでなく、双方が自社で担う仕事まで見える形にしましょう。
有償の検証を提案する方法と、実験に必要な費用を分担する方法は、別の確認です。ここでは、現場を使う実証実験について、スタートアップ側が把握したい費目と協議の順序を整理します。
目次
費用の分担は、実証で判断したいことから決める
実験の目的が曖昧なままでは、どの費用が必要かを判断できません。最初に「今回の結果を見て何を決めるか」と「そこまでに必要な仕事」をそろえます。
例えば、遠隔で設備を点検するサービスを、大企業の一拠点で試すとします。これは編集部が作成した説明用モデルで、実際の支援案件ではありません。
今回の判断が「点検担当者が現場業務に使えるか」であれば、機材を動かすだけでなく、担当者が実際に使い、結果を確認する仕事が必要です。他の拠点まで同時に広げる必要があるかは、別に検討できます。
作業を一つずつ挙げると、「設置はスタートアップが行うが、設備への入場手続きは大企業が行う」といった関係も見えてきます。一社が費用を負担していても、相手の準備がなければ実施できない仕事があります。
人件費以外の持ち出しまで、費目を分けて書く
分担表には、開発費・作業費に加え、現場を使うために生じる支出を入れます。未定の費用はゼロとせず、見積を確認する担当者を置きましょう。
| 費目・仕事 | 確認したい内容 | 見落としたときに起きること |
|---|---|---|
| 設定・開発・評価の工数 | 担当者、対象作業、見積に含む範囲 | 個別対応が増えても費用へ反映できない |
| 機材・通信・外部サービス | 購入か借用か、利用期間、実験後の扱い | スタートアップの立替や継続課金が残る |
| 運搬・設置・撤去 | 現場への搬入条件、作業担当、撤去先 | 実験終了後の作業と費用が未定になる |
| 場所・現場担当者 | 利用できる時間、立会い、現場への説明 | 機材がそろっても試行できない |
| データの準備・確認 | 提供範囲、形式、利用条件、準備する人 | データの整理が追加業務になる |
| 移動・報告・会議 | 訪問回数、報告内容、参加する人 | 開発以外の工数が積み上がる |
この表は費用漏れを確認するための例であり、すべての費目が必ず発生するという意味ではありません。自社で通常提供しているものと、今回の実証だけで必要になるものを分けて使います。
相手が現場を提供する場合も、その価値を機械的に金額へ換算して、自社への支払いと相殺する必要はありません。現場の利用条件と、自社が受注して行う作業の対価は、分けて整理したうえで協議します。
まだ外部業者の見積が取れていない費用は、暫定の扱いと発注前の確認方法を決めておきます。調達する機材が変わる可能性があるなら、金額を確定する前に注文しない仕事を明確にしてください。
公正取引委員会・経済産業省の指針は、PoCの対価や追加の作業をめぐる問題を整理しています。共同研究開発へ進む技術検証を想定した説明なので、個々の実証の負担割合を決める規則として使うものではありません。スタートアップとの事業連携及びスタートアップへの出資に関する指針
イノベーション総研は、相手が何を負担すべきかを抽象的に議論する前に、必要な仕事と支出を並べることを勧めます。何が追加になったかを説明できるため、途中で条件が変わったときも協議しやすくなります。
「費用を払う人」と「手配する人」を分けて確認する
費用負担の合意だけでは、実験の準備は進みません。誰が外部業者へ依頼し、誰が現場の予定を押さえるかまで確認します。
例えば、大企業が機材の輸送費を負担するとしても、輸送の予約をスタートアップが行う場合は、発注前に金額と支払い方の確認が必要です。大企業が直接発注するのか、自社が立て替えて後から請求するのかで、資金の負担も変わります。
次の分担例では、負担する会社と、作業を動かす担当者を別の欄にしています。前述の遠隔点検サービスを想定した編集部のモデルです。
| 必要な仕事 | 手配する担当 | 費用・工数の扱い | 開始前に確認すること |
|---|---|---|---|
| サービスの設定と評価 | スタートアップの担当者 | 実証の見積へ含める | 対象と提出物を合意する |
| 試行する設備と現場担当者の確保 | 大企業の現場窓口 | 大企業が自社の仕事として確保 | 利用日と立会い担当を決める |
| 機材の搬入と撤去 | 双方の実行担当者 | 手配方法と費用を協議 | 搬入条件、終了後の返送を確認 |
| 現場データの準備 | 大企業のデータ窓口 | 準備担当と個別加工の範囲を協議 | 形式と提供予定日を確認 |
| 延長や追加の訪問 | 双方の窓口 | 元の費用に含むか、追加かを判断 | 追加の見積を承認する人を決める |
設備・データの利用許可を、スタートアップが取れるとは限りません。大企業側の担当者が必要な社内確認を行い、その完了をもって自社側が準備に入るなど、仕事の順番も置きます。
持ち出しをするなら、目的と上限を自社で決める
スタートアップが費用の一部を負担する選択もあります。相手の名前や将来への期待だけで判断せず、自社が得たいものと負担できる範囲を説明できるようにしてください。
例えば、自社サービスを別の顧客にも提供するために確認したい運用があり、その実験に使える現場が得られる場合は、自社側に投資する理由があります。一方、相手の専用機能だけを作る仕事は、自社プロダクトへの投資と分けて考えます。
社内では、次の三つを確認しましょう。
- 自社が費用を負担して確かめたいことは何か。
- 他の顧客向けの開発を止めずに使える工数・資金はいくらか。
- 何が分かった時点、またはどの条件が満たされない時点で追加の負担を見直すか。
費用を負担することと、実験後にデータや成果を自由に利用できることは同じではありません。事業上必要な利用範囲は相手と相談し、権利や契約条件は専門家に確認します。
延長と再実験は、最初の分担のまま進めない
実験を続ける理由が変われば、必要な仕事も変わります。期間が延びたときに、通信や機材の利用、現場への訪問、担当者の待機が増えるかを確認しましょう。
前述のモデルで、現場の予定変更により試行日が遅れるとします。この場合、実験に使う機材を予約したまま保管する必要があるのか、いったん返却して再手配できるのかで、対応が異なります。
再実験を求められた場合も、最初に合意した確認が未完了なのか、別の設備や用途を試す追加の仕事なのかを分けます。原因・作業・費用を整理する前に、「無償で再対応します」と返さないことが大切です。
条件が変わった打ち合わせでは、変更した理由、追加する仕事、費用の扱い、承認する人を短く記録します。議事録だけで契約を変更したことになるとは限らないため、必要な発注・契約の手続きも合わせて確認してください。
実験が終了した後の機材と契約も確認します。機材の返却、データの扱い、外部サービスの停止など、終了時に必要な仕事を分担表に残してください。
運用を継続する予定がないのに、利用契約だけが更新される状態を避けるため、終了・延長をいつ決めるかを置きます。返却や撤去を誰が手配するかまで決まれば、実験の終了を自社で判断しやすくなります。
実証を始める前に、支払いまでの負担を確認する
最終的に費用が支払われても、入金前に大きな支出が必要なら、自社の資金繰りに影響します。受注額と、支払いまでの持ち出しを別に見ます。
外部サービスや機材の費用をいつ支払うのか、大企業にはいつ請求できるのかを日付で並べましょう。条件が合わなければ、大企業からの直接発注、対象の縮小、支払いの区切り方などを相談できます。
次の協議には、見積書に加えて、相手が用意するものと自社の立替が分かる分担表を持っていってください。有償の検証そのものの提案は、公開コラムの有償PoCの計画と見積で詳しく整理しています。